Optimaliseert en innoveert uw zorgproces

Ideeënbus 2.0

Project Description

Afgelopen zomer werd ik door een zorgaanbieder benaderd met de vraag hoe zij het beste de ideeën van hun klanten en medewerkers konden inventariseren. Ze konden natuurlijk wel zelf allerlei ideeën bedenken, maar ze wilden hierover in dialoog gaan met hun klanten en medewerkers. Hun ervaring was dat er nu soms wel ideeën binnenkwamen, maar dat er niets mee gedaan werd. Daardoor speelde binnen verschillende bloedgroepen onbegrip en frustratie. In dit blog vertel ik jullie meer over het starten met ideeënmanagement en hoe je dit als zorgorganisatie efficiënt in kunt zetten. Hoe je klanten en medewerkers digitaal betrekt bij de verbetering van de zorg.

Bepaal je uitgangspunten
Bij ideeënmanagement zul je jezelf allereerst af moeten vragen vanuit welke positie je wilt vertrekken. Wat zijn de randvoorwaarden om te starten. Hierbij moet je denken aan de volgende onderdelen:
•Is er één plek waar ideeën binnenkomen of zijn er meerdere plekken?
•Ga je ideeën centraal oppakken of beleg je het juist decentraal?
•Spreek je een duidelijke procedure af of permitteer je jezelf meer vrijheid? Het risico van dit laatste is dat dit kan zorgen voor meer onduidelijkheid.
•Laat je ideeën toetsen of juist niet?
•Wil je een motivatie van de aanvrager hebben of juist niet?

Er is geen goed/fout scenario, wel een scenario dat het meest effectief kan zijn. In de meeste gevallen is dit door bij de hiervoor genoemde vijf uitgangspunten de eerste optie te volgen: centrale plek, centraal oppakken, duidelijke procedure, toetsing, motivatie van aanvrager.

De fases
Bedenk welk fases belangrijk zijn in het nieuwe proces. Hierbij valt te denken aan de volgende onderdelen:
•Het managen van ideeën, in deze fase stimuleer, registreer en beoordeel je ideeën.
•Mensen in beweging brengen. In deze fase communiceer je over doelstellingen, strategie en motiveer je mensen.
•Organisatie neerzetten en middelen regelen: in deze fase kijk je welke verantwoordelijkheden zijn er, hoe de besluitvorming loopt en hoe je het idee betaald krijgt.

Welke spelers kun je onderscheiden?
Over het algemeen genomen heb je drie groepen mensen nodig, naast de directie en de indieners van de ideeën:
•Een innovatieteam;
•Een programma-(ideeën)raad;
•Inhoudsdeskundigen.

De praktijk
In deze casus hebben we ervoor gekozen om ideeën centraal binnen te laten komen, door gebruik te maken van een online ideeënbus. Deze ideeënbus is toegankelijk voor medewerkers (via een knop op intranet) en voor klanten (via de reguliere website).

Ideeën moeten gemotiveerd ingediend worden en het innovatieteam maakt een eerste selectie. Deze selectie wordt vervolgens beoordeeld door de ideeënraad en getoetst door de inhoudsdeskundigen. In iedere fase zijn de indieners nauw betrokken en krijgen kans hun idee toe te lichten.

Na enkele maanden werken met deze methodiek blijkt dat deze zorgaanbieder veel meer ideeën voor verbetering/innovatie krijgt aangereikt. Bovendien voelen medewerkers en klanten zich gewaardeerd en meer verbonden met hun werkgever of hun zorginstelling. Een duidelijke win/win voor alle betrokkenen.

Back to Top